היום יותר מתמיד, עסקים רבים מבינים שעבודה מהבית, ניהול מרחוק מפגשים עסקיים וירטואליים הם דברים שיישארו איתנו ויעשו ליותר ויותר מקובלים. בעסקים רבים כיום, ניתן לבצע את מרבית הפעולות ללא הגעה לעסק ולעיתים גם ללא נוכחות של חלק מהעובדים במקום עצמו. המגמה הזו עוררה וחיזקה סוג של שירות שאמנם כבר קיים לא מעט זמן, אבל עכשיו הוא מקבל חיים חדשים ולכן שווה להתעכב ולבחון אותו. אנחנו מדברים כמובן על שירותי משרד וירטואליים. שירותים אלו מתקבלים כיום ביותר הבנה אצל לקוחות וזהו בדיוק הזמן לבחון האם הם מתאימים גם לעסק שלכם.
מתקדמים למשרד אונליין ונהנים משירות מתקדם של משרד מרחוק
אם בעבר היינו חושבים על משרד עסקי כעל עובד או עובדת שנמצאים בו פיזית, כיום התחום מורכב הרבה יותר. שירותי משרד מורכבים מהרבה מאד מטלות שנפרסות על פני תחומים רבים שיכולים להיות אפילו די רחוקים זה מזה: שירות לקוחות, חשבונאות, שיווק, ניהול עובדים ועוד תחומים רבים. לא כל עסק יכול להרשות לעצמו להעסיק עובד נוסף שיוכל לתת מענה מקצועי בכל תחום. שירותי ניהול משרד מרחוק יכולים לתת מענה על ידי בעלי מקצוע ספציפיים שזמנם נחלק בין העסקים השונים. זה מביא לשירות יותר טוב, התייעלות והכל במחיר שהוא יותר אטרקטיבי מהעסקה ישירה של עובדים בעסק.
התייעלות נוספת מגיעה מחוסר התלות ביחסי עובד מעביד שקיימים מול עובדי העסק. בשירותי משרד מרחוק העבודה מתבצעת כשירות מול העסק. בניגוד להעסקה של עובדים, שירות זה יכול להתרחב או להצטמצם בקלות לפי הצרכים בכל רגע נתון.
שירותי משרד מרחוק: מגוון פתרונות ייעודיים
הזכרנו את התחומים הרבים שניהול משרד מרחוק יכול לשפר בזכות התמקדות ומקצועיות. בואו נסקור כמה דוגמאות של שירותים כאלו:
- שירותי גביה – שירות זה מאפשר לבעלי העסק להשתחרר מעיסוק במטלה שלא רבים ששים לקראתה. יתרה מכך – העיסוק בגביה יכול להגיע לחיכוכים כלשהם בנוגע לתשלומים וחובות שונים שלא שולמו. גביה שנעשית על ידי צד שלישי יכולה לסייע לעסקים להתמודד עם המשימה המורכבת.
- תיאום פגישות – עסקים רבים נתקלים בבעיה אמיתית לתאם פגישות עם לקוחות פוטנציאלים או אפילו ספקים. הפעולה הזו יכולה לגזול הרבה זמן מכוח האדם של העסק. כאשר היא נעשית באופן חיצוני לעסק ומקצועי, היא מביאה שיפור ביעילות ואפילו בנכונות של אנשים לקבוע פגישות ולעמוד בהן.
- הפקה של חשבוניות – עסקים רבים עובדים אצל לקוחות שונים בשוטף כאשר חשבונית חיוב יוצאת פעם בחודש. שירות משרד מרחוק יעזור בכדי למנוע טעות יקרה ו'פספוס' של חיובים.
- שירות מזכירה אונליין – מזכירה מקצועית שתטפל בכל ענייני המשרד ביעילות, במהירות וללא צורך בהעסקתה באופן ישיר. שירות מהיר שיחסוך לעסקים את הצורך להעסיק אדם נוסף שינהל את המשרד, ויתפוס פיקוד על כל מערך הניהול של העסק.
אילו עוד שירותים קיימים בשוק שיסייעו לעסק לתפקד מרחוק?
- מרכזיה מודרנית מאפשרת ניתוב של כל אמצעי התקשורת כאשר זה כולל כמובן טלפוניה, שיחות פנים שיחות לאנשי שטח ועוד. מרכזיה כזאת תתממשק כמובן עם אתר האינטרנט ותדע להפנות שיחות לידים לגורמים הרלוונטיים בעסק.
- מערכת CRM – משרד מרחוק מתחיל בטכנולוגיה שיוצרת אוטומטיזציה והתייעלות של משימות. מערכת CRM מרכזת את כל מה שקשור בקשרי לקוחות של העסק – משלב רכישת הלקוח, דרך שלב הרכישה ועד לשימור, שירות אחר רכישה וטיפול ברכישות חוזרות או נוספות (up-sale).
- מערכת נוספת גם היא בענן מסדרת את ניהול כוח האדם. למערכת יש שם צנוע 'שעון נוכחות בענן', אבל למעשה היא מציעה הרבה יותר מכך. היא מאפשרת לנהל את העובדים מרחוק, לעקוב אחר נוכחות, ביצועים ולאפשר עבודה ממיקומים מחוץ לעסק עצמו.
לסיכום, לשירות הניהול של משרד מרחוק יש הרבה מאד מה להציע הן לעסקים גדולים והן לקטנים. אנחנו צופים שהמגמה לעבור לשירותים אלו תמשיך ואפילו תגבר בשנים הקרובות.
